复旦大学校园一卡通管理结算中心日常工作规范

一. 卡片的制作及发放
1.1. 批量制作及发卡
1.1.1. 现有教职工和学生(正式卡)
现有教职工和学生持有的是系统正式卡片,一般都是系统运行之初一次性发放完毕,按如下流程进行:
业务操作员通过拍摄数码照片的方式,负责统一采集教职工和学生的数码照片信息,统一将工号/学号作为照片文件名。有关部门把照片作为个人基本信息的一部分添加到共享库中统一保存。
业务操作员通过与共享数据库的接口取得教职工和学生的个人基本信息和照片;对于在共享数据库中没有数据的用户,需要到数据源头的部门添加相应基本信息,然后再由业务操作员通过指定接口获得。
业务操作员将带有照片信息的完整的教职工和学生信息资料,统一交给承办卡厂印刷校园卡卡片表面(包括:客户类别、学号/工号、姓名、院系、专业(教职工可不提供)及照片文件),承办卡厂必须保证制卡完成后卡片顺序符合要求。
业务操作员负责依照顺序对卡片进行初始化操作以及钱包信息和管理功能资料的写入,并进行正式开户,此种卡片为正式卡。
管理结算中心以院系或者班级为单位统一发放校园卡和银行卡给使用者(工本费的收取参见具体规定)。
1.1.2. 新生入校
新生入校由于时间比较仓促,制作照片卡的周期比较长,同时按相关规定,新生刚进校尚未作为正式学生,所以系统特设置新生临时卡(卡片上只有背景标志,没有个人基本信息和照片)来解决此类问题,具体流程如下:
业务操作员通过与共享数据库的接口取得新生的个人信息。
业务操作员依据以上信息资料负责对卡片进行初始化操作以及钱包信息和管理功能资料的写入。
管理结算中心以院系或者班级为单位统一发放校园卡给使用者(工本费的收取具体商议)。
新生入校一段时间以后,组织人力给新生制作、发放正式校园卡。
管理结算中心统一组织时间,通过拍摄数码照片等方式,统一采集新生的数码照片信息,统一将学号作为照片文件名。有关部门把照片作为个人基本信息的一部分添加到共享库中统一保存。
管理结算中心将完整的新生信息资料,统一交给卡厂印刷校园卡卡片表面(表面包括:姓名、院系、学号、卡片类别及照片),卡厂必须保证制卡完成后卡片顺序符合要求。
管理结算中心以院系或者班级为单位统一回收新生临时卡并发放校园卡给使用者,临时卡金额及其他权限信息统一转入带照片的正式卡中。
回收临时卡,业务操作员统一进行卡片信息擦除,用于下一届新生临时卡用。
1.1.3. 新教工入校
新教工在办理进校手续时,应及时到urp系统维护个人基本信息,并到管理结算中心拍摄数码证件照片,并把照片作为个人基本信息的一部分添加到共享库中统一保存。
业务操作员通过与共享数据库的接口取得教职工的个人基本信息和照片。
管理结算中心将带有照片信息的完整的教职工和学生信息资料,统一交给承办卡厂印刷校园卡卡片表面(包括:姓名、单位、工号、卡片类别及照片)。
管理结算中心统一发放校园卡给使用者。
其他参照新生入校相关流程。
1.2. 零星发卡:
1.2.1. 正式卡零星发放
针对由于各种原因不能参与集体办理校园卡的教师、学生和其他人员,按照如下流程办理:
申请人在校园卡管理结算中心填写《申请表格》并提供相关证明,填写后由业务操作员负责对照、录入。
业务操作员根据以上信息进行个别卡片的制作,包括信息的写入和卡片表面信息的打印。
卡片制作完毕,申请人即可拿到校园卡。
1.2.2. 通用记名临时卡发放
此种卡针对临时来校人员,该卡支持挂失,具有基本的消费功能,不具有其他增值功能。
申请人在管理结算中心填写《申请表格》并提供有效证件,填写后由业务操作员负责对照、录入。
业务操作员根据以上信息进行通用临时卡的制作,并严格区分卡类别。
业务操作员将卡片交给申请人并收取成本费。
此种卡片退卡时不退搭伙费。
1.2.3. 通用不记名临时卡发放
此种卡针对临时来校人员,该卡不支持挂失,具有基本的消费功能,不具有其他增值功能。
系统充值员每天在管理结算中心财务结算员处领取一定数量已经开户但卡内无金额的临时卡,在充值点供临时人员凭成本费领取,并且可以在各个充值点进行充值使用。
系统充值员在每个充值点同时受理临时卡退卡的服务,但是规定在充值点退卡的临时卡不退卡内金额,卡片表面及芯片完好的情况下,退还成本费;需要取回卡内剩余金额的持卡人统一到管理结算中心进行退卡。
校外的临时人员在结算中心办理的临时卡或者在充值点凭成本费领取的临时卡,在存款的时候系统按照一定的费率进行扣除搭伙费的操作,该笔金额统一入到专用搭伙费帐户中,此种卡片退卡时不退搭伙费!
系统充值员在交班前,统一到管理结算中心交回剩余临时卡片,上缴所售卡片成本费和充值现金给财务结算员,做到日清。
1.2.4. 专用临时卡发放
此种卡针对来访的专家学者或某些重要来宾,除了具有支付交易功能外,还具有部分身份认证功能,此卡的办理可以由责任人统一办理。
由于此类卡片的特殊性,通常由相关部门代办,自己办理也可以。自行办理可参照通用临时卡发放的流程。相关部门统一代办时,提供申请人基本信息,送交到管理结算中心。
业务操作员根据以上信息进行专用临时卡的制作,并严格区分卡类别。
卡片制作完成后,代办部门到管理结算中心统一领卡,并收取成本费。如果自行办理,需要自己去领卡。
二. 卡片挂失补办
2.1. 卡片丢失
持卡人可以通过热线电话(工号中有字母的持卡人除外)、校园网络、校园卡管理中心前台等多种方法挂失,挂失时需提供帐户密码。挂失后,可以直接在校园卡管理中心前台交纳卡片成本费领取通用临时卡,此卡使用有效期默认为两周。同时也可以在一周后直接到校园卡管理结算中心补办新的正式卡。
持卡人如果在补办正式卡之前找回原卡,需要携带本人有效证件(工作证或学生证)在校园卡管理中心前台取消挂失,交回临时卡取回成本费,系统操作员将临时卡内的金额转入本人原始卡。
持卡人如果未找到原卡,补办新的正式卡时,携带本人有效证件到校园卡管理中心申请补办,并在校园卡管理中心前台缴纳成本费。
系统操作员负责补办新的正式卡,从系统中读取持卡人信息,完成制卡流程。原卡内金额自动转入新卡内,同时原卡宣告作废并永久置入黑名单。
持卡人如果没有在丢失卡片第一时间进行挂失,挂失前的损失由持卡人本人负责。
逾期未办理补卡手续的,引起的不便由持卡人个人负责。
2.2. 卡片损坏
卡片损坏后,持卡人到校园卡管理中心前台申请补办,并缴纳卡片补办费。
补办时,原卡内金额自动转入新卡内,同时原卡宣告作废。
已经损坏的卡片必须回收。
三. 卡片销户
3.1. 批量销户:
学生毕业时,校园卡管理中心系统操作员将卡销户。
校园卡上的余额退还持卡人。
对于毕业学生由于特殊情况需要继续使用卡片的,持卡人须提供有关部门开具的相关证明,审核通过后可延长卡片的使用时间。
批量销户后的卡片相应功能同时失效。
3.2. 零星销户:
临时人员退卡时,应携带本人有效身份证件,前往校园卡管理中心前台办理销户手续。
系统操作员收回卡片,并把卡内余额退还给持卡人。
如遇有POS脱机使用,数据没有及时回传,个别销户时以卡片金额为准进行现金退还。
对于丢失卡片进行个别销户的,至申请销户日起,三天后系统正式销户并按照数据库中实际金额进行现金退还。
销户后的卡片,系统操作员应回收已经销户的卡片,进行统一处理。
四. 卡片充值
4.1. 现金充值
系统充值员凭借个人密码使用充值机或者充值系统,离开时必须注销系统登录。
持卡人现金充值时规定每次充值金额必须为10元的整数倍,零头不予以受理。
持卡人可以在各种查询机上查询现有金额和充值明细,如有异常请去校园卡管理中心处理。
按照学校有关部门规定,非国家计划招收的学生和临时人员,进行现金充值时,系统会自动按照卡类别进行搭伙费的预先收取,扣除搭伙费的剩余金额作为持卡人的实际可消费金额。
系统充值员收入现金必须在当天规定时间之前上缴管理结算中心,财务结算员汇总后统一上缴指定银行,做到日清。
4.2. 银行转账
银行转账分为自助转账和自动转账,持卡人可以根据需要设定不同的转账模式。
4.2.1. 自助转账
持卡人使用自助圈存机进行自助转账。用户根据提示进行各种操作,转账操作结束后圈存机打印转账凭单,妥善保管。
用户转账金额不能超过系统规定的上限。
使用圈存机需要输入密码,密码每天不得输错3次,否则系统自动冻结转账业务。
4.2.2. 自动转账
持卡人须到管理结算中心前台填写《自动转账协议》,业务操作员根据协议进行自动转账业务的开通。
自动转账转账成功后,需要持卡人主动去消费POS上进行刷卡消费才能把转账金额写到卡上。
五. 结算
5.1. 业务内容
独立核算商户须签署〈结算协议〉,委托管理结算中心代为银行帐务划拨。如结算出现问题,应及时与财务结算员联系。
搭伙费采用预收的办法,在存款的同时就根据卡片类型进行预收搭伙费,在每次消费的时候,系统判断卡片类型和商户类型从预收的管理费中实际收取。
预收搭伙费的退费采用月结的方式,每月一日,系统根据持卡人的消费情况,计算退还金额退给持卡人。
非独立核算商户,一卡通结算系统每天可以提供商户报表,财务结算员负责打印报表,然后提交给校财务处,具体帐务的划拨统归校财务系统;具体商户需要查看自己报表,需主动到管理结算中心查看及索取结算报表。
业务操作员及系统充值员每天下班前将收到现金交割给财务结算员,财务结算员根据收到现金给业务操作员及系统充值员提供收款凭证,如上缴金额与实际结算不符,根据收款凭证及系统报表进行对照处理。
财务结算员每天监控系统结算过程是否出现异常,如出现异常应及时与其他相关部门或者技术支持人员取得联系。
财务结算员负责根据一卡通系统每天出具的独立核算商户银行划拨单填写银行贷记凭证,送交指定银行,作为银行转帐系统独立核算商户电子划账的原始凭证。
财务结算员必须认真核对所有帐务的正确性,保证帐务平衡,并负有对下属商户进行帐务解释的义务。
六. 密码的使用
校园卡可以设置个人密码,密码的用途主要限制消费的金额、挂失时身份验证和一些查询的身份验证,持卡人需妥善保管自己的密码。
6.1. 密码的规则
校园卡为了便于系统中所有的硬件都可以输入密码和判断密码,采用6位纯数字密码,不允许有数字以外字符。
6.2. 初始密码修改
在收到正式卡后请尽快更改校园卡密码,校园卡初始密码统一取持卡人身份证的后六位,X则视为0。无法提供身份证号码的,默认初始密码为“666666”。持卡人拿到卡片后,应自行到自助圈存机、自助查询机或者校园卡管理中心按照提示进行密码的更改操作,修改时系统会提示输入原始密码。
6.3. 密码的再修改
为安全起见,持卡人应定时修改自己校园卡密码。
修改的地点及方式同上,由于密码泄露造成的损失由持卡人自行负责。
6.4. 忘记密码
如果忘记卡片的密码,持卡人必须持有效证件(工作证或学生证)到校园卡管理中心前台进行办理,办理的方式为系统强行擦除原始卡片密码,用户二次正确输入新密码并确认。
6.5. 密码的应用
电话挂失业务、自助查询业务、自助挂失机挂失、自助圈存机圈存业务都需要正确验证校园卡密码后,业务才能进行。
为了保证持卡人的利益,每台消费机设定设定单次最高消费限额和当日累计消费限额,到消费超过以上限制时,持卡人必须在消费终端机上输入个人密码,密码不正确消费终端会报警。
七. 其它
7.1. 出错的修正
当终端消费POS扣错钱时,如果扣除金额小于实际消费金额,操作员只须增加一次操作补足消费即可;
如果扣除金额大于实际消费金额,同时该笔消费为消费终端机最后一笔消费,则操作员可以在该终端上直接进行冲正,取消该笔扣款,否则操作员须增加一笔正确消费操作,并且商户负责人同时出具证明,持卡人须到结算中心,由结算中心系统操作员针对原始出错流水进行冲正处理。
如有消费纠纷,商户负责人当事人共同到结算中心查询原始流水进行解决。
7.2. 卡片密钥的产生及管理
一卡通卡片各个扇区数据的加密算法由系统集成商统一提供,加密算法的种子密钥由学校产生,联合使用产生授权卡后,永久保存密钥及算法。
卡片的密钥和加密算法平时采用光盘介质封存的办法,除以下特殊情况,任何人不得私自拆封使用:
1. 当由于学校的需求原因,接入到一卡通系统里的其他应用子系统需要使用自行生产的读卡器读写一卡通卡片时,由校管理结算中心出据书面意见,加盖公章,交由系统集成商确认,可以拆封;
2. 当系统集成商不再履行系统服务承诺时,校管理结算中心可以决定拆封,以满足一卡通系统的正常维护和二次开发。
7.3. 权限管理
所有使用管理结算系统的操作员(包括业务操作员、财务结算员以及系统充值员等)都根据自己的工作范围而拥有自己的权限,系统操作员利用自身的超级权限进行以上操作员权限的授予与收回。
普通用户的权限控制,默认系统利用业务操作员在制卡时,根据卡本身的类别进行区分。
对于权限要求比较严格的系统(比如图书馆和门禁系统),靠其自身的系统进行权限控制。
7.4. 授权卡的管理
当终端POS需要脱机消费时,需要使用授权卡对指定POS进行授权操作才能使用。
授权卡在管理结算中心统一由系统操作员进行制作,并发放给各个商户的管理者。
各个商户负责管理自己的授权卡,对于由于授权卡的丢失及使用不当而造成的不便或者损失,由各个商户自己负责。
7.5. 本规范最终解释权归复旦大学所有,并保留更改权利。

复旦大学信息化办公室(代)
2005年3月31日